Pourquoi as-tu besoin d'un SMS de rendez-vous - et comment commencer ?

Et si on te disait qu’il existe un hack pour réduire considérablement les rendez-vous manqués et les non-présentations ? 🎉

Si tu gères une entreprise de services, tu comprendras la frustration qu’engendre le fait qu’un client ne se présente pas. Les absences créent des problèmes dans de nombreux secteurs d’activité et dans toutes les régions du monde :

• Pas de revenus, même coût : les rendez-vous manqués signifient que non seulement tu paies ton personnel et tes frais généraux, mais que les absences sont synonymes de pertes de revenus. C’est une situation perdante.
• Occasion manquée : en prenant un rendez-vous qui se solde par une absence, tu as peut-être dû refuser d’autres clients payants (qui ne sont pas forcément revenus).
• Attendre peut être frustrant : Personne n’aime avoir l’impression que son temps n’est pas précieux.

Il existe un moyen simple et rentable de réduire considérablement ton taux de non-présentation. Rappels de rendez-vous par SMS.

SMS pour les rendez-vous : un changement de donne

Les textes de rendez-vous sont des SMS qui se déclenchent en fonction d’événements ou de rendez-vous programmés. Ils sont presque toujours automatisés car cela permet aux entreprises d’envoyer facilement des messages à grande échelle.

Étant donné l’immédiateté de la messagerie texte avec des taux d’ouverture presque parfaits et des taux de réponse parmi les meilleurs de leur catégorie, le SMS est le meilleur moyen de communiquer des messages liés aux rendez-vous. Les rappels de rendez-vous sont l’une des façons les plus populaires dont nos clients utilisent les SMS. Utilise-le pour :

• Confirme et rappelle aux clients les réservations et les événements prévus.
• Informe les participants des rendez-vous, des consultations ou des événements à venir.
• Rappelle aux clients de faire des réservations pour les services récurrents ou les bilans de santé.
• Organise des réunions et des entretiens
• Envoie des informations lorsque les réservations sont modifiées.
• Envoyer les mises à jour du tableau de service – s’assurer que les employés sont au courant de leurs quarts de travail prévus.
• Assurer le suivi après les événements (par exemple, pour demander des commentaires, fournir des informations supplémentaires pour tirer le meilleur parti de ton produit, ou chercher des informations supplémentaires pour terminer un travail).

…et plus encore.

Exemples de rappels de rendez-vous par SMS

Un bon texte de rappel de rendez-vous comprendra :

1. Un message d’accueil qui comprend le prénom du destinataire,
2. Identification de l’expéditeur (soit en utilisant un identifiant alphanumérique de l’expéditeur, soit dans le corps du message),
3. Informations sur la date et l’heure du rendez-vous,
4. Des instructions claires pour le destinataire s’il souhaite modifier son rendez-vous.

Généralement, les destinataires peuvent modifier leur rendez-vous par le biais d’un lien ou d’un message de réponse.

Exemple 1 : Utilisation d’un lien pour annuler/remettre à plus tard

Conseil : lorsque tu utilises un lien dans ton message, utilise notre raccourcisseur de liens pour réduire le nombre de caractères du message. Certains opérateurs de messagerie refusent d’envoyer des messages contenant des liens raccourcis à partir de raccourcisseurs de liens publics (par exemple Bitly).

Exemple 2 : Confirmation par message de retour

Permettre aux clients de répondre à ton message est une expérience fluide pour tes utilisateurs, et plus simple qu’il n’y paraît à mettre en place ! Lis la suite pour savoir comment prendre en compte les confirmations de rendez-vous, les reports et les annulations par message de retour.

Remarque : si tu utilises un shortcode dédié ou si tu envoies en utilisant une balise alpha (ou un identifiant d’expéditeur alphanumérique), tu ne pourras pas recevoir de réponses et tu devras utiliser un lien de reprogrammation.

L’impact des absences

Qu’est-ce qu’une absence ? Au sens large, il s’agit d’un patient ou d’un client qui manque le rendez-vous prévu ou qui l’annule à la dernière minute.

Dans l’industrie médicale, le taux de rendez-vous médicaux manqués aux États-Unis peut atteindre 55 % ! 😱 Dans une telle industrie, cela a non seulement un impact sur le prestataire, mais aussi sur le patient, ce qui entraîne :

• Perturbation de la continuité des soins/services
• Retards prolongés
• Entrave au diagnostic et au traitement
• Énormément de temps et de ressources perdus
• Soins plus coûteux : de nombreux prestataires facturent des frais d’annulation de dernière minute ou perçoivent un acompte non remboursable pour compenser une partie du coût des absences. Même de la part de clients toujours fiables.

Alors pourquoi les gens manquent-ils les rendez-vous qu’ils ont pris ?

Pourquoi les gens ne se rendent pas à leurs rendez-vous

La principale raison des absences est que la plupart des gens oublient tout simplement qu’ils ont un rendez-vous à une date et à une heure précises.

Avec un rappel de rendez-vous par message texte, ils n’auraient pas manqué leur rendez-vous. Ou s’ils n’ont pas pu se présenter, ils auraient annulé leur rendez-vous et l’auraient reporté à temps pour que le prestataire puisse remplir le créneau horaire avec un autre client. Parmi les autres raisons courantes des absences, on peut citer :

• Questions personnelles/liées au travail
• Problèmes de transport
• Maladie / trop mal en point pour être présent
• Attitude négative ou fonction exécutive médiocre (surtout en ce qui concerne les soins de santé)
• Problèmes de coût
• A opté pour un autre fournisseur
• Ne croyait pas que le rendez-vous était important

Une étude publiée dans le BMJ Open a non seulement observé que l’envoi d’un rappel par message texte réduisait de 25 % les cas de non-présentation à la cliniquemais a également conclu que cette réduction pouvait être augmentée en envoyant plusieurs notifications.

Les entreprises qui envoient des rappels automatisés par SMS rapportent :

• Meilleure utilisation des ressources en personnel
• Meilleure utilisation des rendez-vous disponibles
• Des revenus plus élevés
• Diminution des taux de non-présentation et de rendez-vous non honorés.
• Réduction des périodes d’attente pour les clients

Quel que soit ton secteur d’activité, réduis l’incidence des désistements pour ton calendrier de rendez-vous chargé grâce aux SMS.

Comment configurer des rappels de rendez-vous par SMS automatisés ?

Selon les applications et la technologie que ton entreprise utilise, il y a différentes façons de configurer tes rappels par message texte. Cela comprend :

1. Configurer un répondeur automatique dans le tableau de bord
2. Utiliser nos API pour créer une solution puissante et entièrement personnalisée.
3. Pas d’intégration de code par le biais d’un logiciel de réservation ou de planification.

Lis la suite pour connaître les méthodes populaires utilisées par nos clients pour mettre en place des SMS automatisés sur les rendez-vous.

1. Automatise les réponses par SMS dans notre tableau de bord

Dans notre tableau de bord en ligne, nous avons quelques automatismes pour t’aider à commencer à envoyer des messages texte déclenchés :

• basé sur le temps : pour l’envoi à intervalles de temps réguliers
• Basé sur les contacts : pour un envoi basé sur l’ajout d’un contact à la liste.
• basé sur la réponse (ou inbound) : pour envoyer des réponses automatisées.

Nous avons fait le tour de la question dans notre Guide de l’automatisation des SMS.

2. Développe ta propre solution personnalisée

Si tu veux une solution complètement adaptée à des applications personnalisées ou à des cas d’utilisation peu communs, nous proposons des API flexibles et puissantes pour intégrer la fonctionnalité SMS (et plus encore) dans presque tout !

Cette option nécessite une ressource technique qui est à l’aise avec le codage. Si c’est ton cas, consulte la documentation de notre API dans le Portail des développeurs.

Si ce n’est pas le cas, nos intégrations sans code sont parfaites pour mettre en place des rappels de rendez-vous par SMS sans avoir besoin de faire appel à un développeur.

3. Intégration sans code avec ton logiciel de réservation

Chez ClickSend, nous proposons des centaines d’intégrations sans code pour que tu puisses facilement connecter la fonctionnalité de messagerie texte à tes systèmes existants. Voici quelques exemples.

Intégration directe de l’agenda Google – Nouveau !

De nombreux employés de tous les secteurs d’activité utilisent Google Calendar pour organiser leurs rendez-vous et leurs réunions. Avec notre nouveau Google Calendar SMS Plugintu peux envoyer des rappels par SMS aux participants aux réunions en quelques clics. Tu ne crois pas que c’est si facile ? Regarde cette vidéo.

Vik Booking plugin – pour les hôtels et les hébergements

Vik Booking est un plugin populaire de logiciel de gestion immobilière (PMS) pour WordPress qui permet aux gestionnaires d’hôtels, de villas, d’appartements et de BnB de gérer leur activité en ligne. Il élève les sites Web WordPress pour ajouter des fonctionnalités spécifiques à la gestion immobilière, comme l’ajout de tarifs saisonniers, de restrictions de réservation, ou même la synchronisation avec les sites de comparaison de réservations.

Grâce à notre intégration directe, tu peux connecter ce PMS directement à ta passerelle de messages texte préférée. Tu peux ensuite configurer des notifications qui se déclenchent lorsque les chambres sont réservées, un jour ou deux avant l’enregistrement, et des demandes de commentaires après le départ.

Intégration directe de Zoho Bookings

Zoho Bookings est un autre outil de planification qui est populaire quel que soit ton secteur d’activité. Nos intégrations directes avec Zoho te permettent d’ajouter la fonctionnalité de message texte à Zoho Bookings ainsi qu’à d’autres produits de l’écosystème sensationnel de Zoho.

Intégrations indirectes de planification : Calendly, Acuity Scheduling, Simplybook.me, Appointlet et plus encore.

Il existe encore des moyens de connecter ton outil de planification, même si nous n’avons pas encore d’intégration directe pour lui. (Si c’est le cas, tu peux demander ou voter pour des intégrations dans le tableau de bord).

En utilisant un outil qui relie les applications entre elles (connu sous le nom de plateforme d’intégration), tu peux connecter ClickSend à presque n’importe quel autre logiciel. C’est plus simple qu’il n’y paraît.

Exemple : SMS lorsque le rendez-vous est créé dans ScheduleOnce (via Make)

Make (anciennement Integromat) est une plateforme d’intégration populaire et propose des recettes d’automatisation constructibles. Crée ta propre recette en connectant des déclencheurs et des actions, ou si tu utilises ScheduleOnce, ils ont construit un modèle pour toi. Découvre comment créer un nouveau contact et envoyer des messages automatiquement lorsque tu planifies des rendez-vous dans ScheduleOnce.

Exemple : Calendly et ClickSend via Zapier

Zapier est l’un des plus grands noms dans le jeu des plateformes d’intégration et il est fantastique pour débuter avec les automatisations.

Dans le tableau de bord de Zapier, tu suis un processus similaire à celui décrit ci-dessus – choisis ton déclencheur, choisis ton action, puis ajoute les entrées pour créer ce qu’ils appellent un Zap.

Ensuite, il te suffit de paramétrer ton Zap en direct et tes rappels de rendez-vous seront envoyés par des voies directes rapides comme l’éclair à tes contacts.

Les plateformes d’intégration comme Zapier, Microsoft Power Automate, Piesync, Make, etc te permettent de faire plus que de la simple messagerie texte. Pourquoi ne pas essayer d’automatiser le travail occupé comme l’ajout de contacts à des listes ? Ou tu peux aussi envoyer des MMS, des appels vocaux automatisés, des cartes postales, des lettres, et bien plus encore.

Jette un coup d’œil à notre portail d’intégration pour un monde de possibilités.

Vous êtes prêt à commencer ?

Notre logiciel SMS te permet d’envoyer des rappels automatisés directement sur les téléphones de tes patients, clients ou consommateurs. C’est une façon discrète et douce d’inciter les gens à respecter leurs rendez-vous – ou au moins à les annuler ou à les reprogrammer dans un délai acceptable. Il n’y a pas de meilleur moyen de faire gagner du temps et de l’argent à ton entreprise et de maximiser tes opportunités – tout en augmentant la satisfaction des clients.

Inscris-toi à notre liste de diffusion et commence à réduire les absences dès aujourd’hui.